خرائط التدفق Flow Charts
الهدف
وصف العمليات والإجراءات ومراحل التفتيش في المشروع، وتحديد العمليات المتكررة بهدف التحسين المستمر.
تمهيد
تعتبر خرائط التدفق Flow Chart من أبسط الطرق لوصف عملية أو نشاط، حيث توضح جميع مكونات العملية ومراحلها المتعددة وسير خطوات العمل من البداية إلى النهاية، وتساعد كذلك في تحديد الطريق الفعلي للعملية، وتحديد العمليات المتكررة ومراحل التفتيش من أجل رفع درجة كفاءة العمليات المختلفة في المشروع.
وتستخدم خرائط التدفق رموزاً بيانية الغرض منها تحديد العمليات المختلفة في المشروع ومدى ترابطها واعتمادها على بعضها البعض، ونوع المدخلات والمخرجات، كما بالشكل (1).
شكل (1): نموذج لخريطة التدفق البسيطة.
وتستخدم خريطة التدفق في تحديد المشاكل ومناطق الضعف ليتمكن الفريق من التعرف عليها وتحديد أسبابها الرئيسة ومن ثم إيجاد الحلول المثلى، كذلك تساعد في تصميم عمليات جديدة أو إعادة تصميم العمليات، وعند الرغبة في ذلك يجب أن ترسم خريطة التدفق الحالية وتحدد جميع الخطوات الفعلية ومن ثم ترسم خريطة التدفق المثالية التي يجب على إدارة المشروع إتباعها وبهذا يمكن لأعضاء الفريق أن يستنبطوا مواقع الاختلاف وكيفية إزالتها.
خطوات تصميم خريطة التدفق
لكي نحصل على خريطة التدفق يمكن إتباع الخطوات التالية:
1) تحديد الموضوع أو الإجراء المراد رسم خريطة انسيابية لعملياته.
2) معرفة حدود العملية المراد دراستها وتحديد نقطة البداية والنهاية.
3) استخدام أسلوب المناقشة المفتوحة (العصف الذهني)، وذلك لتحديد جميع النشاطات ذات العلاقة بالعملية ومراكز اتخاذ القرارات للعملية نفسها.
4) تحديد نوعية المستفيدين من خريطة التدفق، فالإدارة العليا لا تحتاج إلى تفصيل كبير وتفي بالغرض العمليات الرئيسة والخطوط العريضة، أما المستوى التشغيلي فيفضل تقسيم المهام والوظائف إلى أقل ما يمكن من المهام الفرعية وتحديدها على الخريطة وقياس مسافة الوقت أو الكمية لكل مهمة أو نشاط فرعي.
5) وضع جميع النشاطات ونقاط القرارات في شكل متتالي وبأسلوب منطقي مع الأخذ في الحسبان تفادي التكرارات ومحاولة توصيل النقاط التي تعتمد على بعضها بعضاً بأسلوب علمي ومنطقي.
يتم بعد ذلك تصميم خريطة التدفق، بحيث نضع كل نشاط في صندوق مربع أو مستطيل الشكل كما يتم وضع كل قرار في صندوق يأخذ شكل الألماس علما بأن البداية والنهاية تأخذان شكل دائري أو بيضاوي، كما تستخدم الأسهم للتوصيل بين النقاط لتوضح تدفق سير العملية واتجاهها.
وبعد أن يتم وضع جميع عناصر الخريطة فإنه يجب تحليلها عن طريق تفادي التكرارات والنشاطات غير الضرورية والمعوقات وطول مدة اتخاذ القرار وذلك من أجل رفع كفاءة وفعالية العملية أو الإجراء المحدد.
بعد دراسة هذه الخريطة ومعرفة أبعادها يمكن للمسئولين اتخاذ قرار إما بإعادة تصميم الخريطة وإعداد تصميم جديد للعملية أو باستخدام الخريطة المصممة نفسها مع الأخذ في الحسبان إعادة التصميم في المستقبل.
أنواع خرائط التدفق
توجد أنواع عديدة من خرائط التدفق Flow Chart، يمكن للمنشأة أن تطورها بلغتها وتستخدمها في أغراضها وأهدافها، فيمكن أن تستخدمها استخداما وصفياً كوصف عملية ما، أو توضيح إجراء معين أو شرح لخطوات إنتاج ما، وقد تستخدم كذلك في عمليات تطوير الأنظمة وتحسين العمليات، وذلك بمتابعة العملية من بدايتها إلى نهايتها ومعرفة العمليات المتكررة ومناطق الضعف فيها. وبشكل عام يمكن تقسيم خرائط التدفق إلى قسمين هما:
• حسب الغرض الوظيفي.
• حسب حجم المعلومات ومستوى التفصيل.
أولاً: حسب الغرض الوظيفي
خريطة التدفق Top Down Flowchart
تستخدم هذه الخريطة في معرفة الخطوات الرئيسة في العمليات وتفاصيل محدودة، وتستخدم كذلك لمعرفة وصف عملية معينة، أو إجراء معين دون الدخول في التفصيل ومتابعة المشاكل،
خريطة التدفق Work Flowchart
يمكن استخدام خريطة التدفق Work Flowchart لتمثل منطقة العمل سواء في المكتب أو موقع المشروع وذلك بوضع رسم تخطيطي يتم إعداده حسب مقياس معين يمكن بواسطته إظهار مواقع أعمال معينة يجري تنفيذها والطرق التي يسلكها العمال والمواد والمعدات في تنفيذ تلك الأعمال، لذا فإن هذه الخريطة تساعد على التحليل الدقيق لكل خطوة من خطوات العمل، (بن سعيد، 1997، 241).
وتستخدم هذه الخريطة كذلك في حالات تدريب الموظفين الجدد لتسهيل عملية تعرفهم على الأماكن الجديدة، أو الفنيين الجدد المستعارين من مشروع آخر، كذلك تستخدم في حالات إنتاج المواد في المصانع وغيره، ويمثل الشكل (3) خريطة تدفق العمل Work Flowchart لأحد المصانع، ويلاحظ أن جميع مكائن العملية المتشابهة مجموعة في مكان واحد وأنّ أجزاء المنتج تنتقل من منطقة إلى منطقة، (Malaysia, 2001, 171).
خريطة التدفق الخطية Liner Flowchart
توضح خريطة التدفق الخطية Liner Flowchart جميع الخطوات اللازمة إكمال العملية وتساعد هذه الأداة على تحديد العمليات المتكررة والعمليات غير المستفاد منها كي يتم تقليصها أو إزالتها كلية وإعطاء فرصة للتحسين، ).
اتمنى الاستفادة وتحياتى للجميع
الرئيسية
البوابة
التسجيل
دخول
