درس هام جدا : مراقبة التكاليف بالمشروعات

مقدمة:-

نظرا إلى تطور أعمال الشركة سواء من ناحية الكم أو الكيف وانطلاقا من التطور الكبير في أنظمة إدارة المشروعات سواء كانت إدارة وقت أو كلفة تأتي أهمية وجود نظام حقيقي فعال لإدارة تكاليف المشروعات ومن هذا المنطلق كانت هذه الأفكار

نظرة عامة:-

قبل الخوض في أي تفاصيل عن موضوع هذه الدراسة يتبادر إلى الذهن سؤال ملح ..

ما هي الحاجة إلى مثل هذا النظام؟

والإجابة وبمنتهى البساطة هي أن ابسط نوع من إدارة التكاليف في قطاع المقاولات هي ما يقوم بها المقاول الصغير حيث يضع النقود في احد جيوبه وفي الجيب الآخر يضع الفواتير ومستندات صرف النقود وفي النهاية يطرح قيمة المتبقي معه مما كان معه في بداية العمل وبذلك يعلم إجمالي مصروفاته ومن خلال فواتير وسندات الصرف يعلم تكلفة بعض البنود بصورة إجمالية............. وهذا النظام عند هذا المستوى من العمل كافي وبصورة تحقق لهذا الشخص المعرفة عن وضع عمله..ولكن ومع ازدياد عدد المشروعات وحجمها وتنوع طبيعتها وتنوع موارد المشروعات من(مواد بكافة أنواعها وتكلفتها ومواصفاتها ومورديها – عمالة بأنواعها واختلاف مستوياتها وتكلفتها- معدات باختلاف أنواعها وطاقتها وموديلاتها – موردين ومقاولي باطن بتنوع أنشطتهم واختلاف طرق التعامل معهم- المصاريف المحملة على البنود أو على المشروع بصورة عامة-رغبة أصحاب الشركة في معرفة الوضع المالي لكل مشروع على حدة بل ولكل بند بصورة مفصلة وعند فترات زمنية مختلفة بل والتنبؤ بحالة المشروعات مستقبليا من ناحية المكسب والخسارة استنادا لحقائق فعلية...................الخ) مع كل هذا التنوع وأكثر تدعو الحاجة إلى نظام تحكم في التكاليف ( COST CONTROL SYSTEM )يتماشى مع هذا التنوع الكبير.

ولكن ماهو المطلوب من نظام السيطرة على التكاليف؟

والمطلوب من هذا النظام هو حساب تكلفة البنود بصورة فعلية واقعية من خلال واقع التنفيذ ومقارنتها بصورة دورية مستمرة بالتكلفة التقديرية للمشروع والتي تم على أساسها التسعير مع التحكم في التكاليف و مراقبتها عند كل نقطة من نقاط المشروع سواء كان ذلك على مستوى الأنشطة(ACTIVITIES) أو على مستوى المراحل (MILESTONES) أو على مستوى المشروع(PROJECT) بصورة عامة وأيضا متابعة طلبات الشراء وأوامر الشراء وحركة المخزون............الخ .إضافة إلى التنسيق مع إدارة التخطيط لوضع أفضل مدد زمنية لتنفيذ البنود لتحقيق اقل تكلفة ممكنة وبما لا يتعارض مع البرنامج الزمني للمشروع- وبطبيعة الحال لا يقتصر هذا الدور على المتابعة والمراقبة فقط بل يتطرق إلى وضع التصورات والحلول للتغلب على المشاكل التي تواجه المشروعات من ناحية التكاليف

دورة حياة المشروع:-

قبل الدخول في شرح متطلبات وعناصر النظام وأدواته وتوضيح نظام العمل من خلاله لنلقي نظرة واقعية على دورة حياة مشروع ما منذ لحظة وجوده كإعلان على صفحة جريدة أو موقع انترنت وهو ما يظهر على المخطط رقم (1)- وكما يتضح وبصورة أساسية من خلال المخطط لابد وان تكون دورة المشروع دورة مغلقة بمعنى أن تنتهي بأي حال من الأحوال بحفظ ملف المشروع وطبعا من البديهي من جملة حفظ الملف الخاص بالمشروع أن يكون قد تم الانتهاء من كافة المتعلقات الفنية والمالية والإدارية للمشروع وحيث أننا هنا بصدد الحديث عن نظام السيطرة على التكاليف لذا سوف نركز على الجانب المالي للمشروع وما يتعلق بهذا الجانب فنيا وإداريا.

خطاب الترسية


فترة مدة بداية
الضمان المشروع الأعمال


دورة حياة مشروع
مخطط رقم (1)

متطلبات النظام :-

يمكن إجمال متطلبات النظام بصورة عامة في الآتي:-

• الاعتقاد الكامل والفعلي بالحاجة إلى هذا النظام.

حيث انه ومن ضمن مهام هذا النظام المراقبة والمتابعة ووضع الحلول المقترحة للمشكلات التي تعترض مسار العمل بالمشروعات وكما هو معلوم فمثل هذه الأمور تصطدم أحيانا بأنظمة داخلية للمشاريع أو الأقسام المختلفة لذا فمن أول متطلبات هذا النظام أن تشعر الإدارة العليا للشركة بأهميته والحاجة الفعلية له لان النظام سوف يحتاج دائما الدعم الفعلي من إدارة الشركة .

• المرونة في التعاطي مع النظام.

من المعلوم أن مثل هذا النظام سوف ينظر إليه البعض على انه وسيلة معقدة وسوف تلقى الاتهامات عليه لحين أن ينتهي تماما من إدارة تكاليف مشروع واحد متكامل وبصورة ناجحة وحتى لا تتصادم رغبات إنشاء مثل هذا النظام المطلوب استحداثه داخل شركة مقامة فعليا وتعمل بدونه لابد من أن يكون النظام مرنا بالقدر الذي يستوعب أفكار العاملين بالشركة الذين سوف يتداخل البرنامج مع أعمالهم ليصبحوا وسيلة من وسائل نجاحه وليس فشله.





• نظام الاكواد القياسية للموارد .

أولا يقصد بالموارد(RESOURCES) كل ما يدخل ضمنيا في انجاز المشروع وتنقسم الموارد بصورة أساسية إلى خمسة أقسام وهي:-
1. المواد M
2. العمالةL
3. المعداتE
4. مقاولي الباطنS
5. المصروفات العامةO

ويقصد بالاكواد(CODES) أن يكون لكل عنصر من عناصر هذه الموارد كود خاص به يتم إنشاؤه بطريقة احترافية مبنية على أسس وبحيث يمكن استحداث عدد ضخم جدا من هذه الاكواد بمنتهى البساطة وبما يضمن عدم تكرار الكود اكثر من مرة وهناك العديد من الطرق والأنظمة التي يعمل بها في تكويد الموارد منها على سبيل المثال:-

كود مكون من 6 خانات يتم حجز الخانة الأولى بصفة دائمة للعائلة التي يتبعها المورد وهي الحروف الانجليزية الظاهرة على يسار الأقسام الخمسة الرئيسية للموارد الموضحة أعلاه. ثم يتم تقسيم الخمسة خانات الأخرى للتقسيمات الفرعية فمثلا الخانة الثانية والثالثة يتم حجزها للعائلة الفرعية ثم الخانات الرابعة والخامسة والسادسة لترقيم هذا العنصر داخل العائلة الفرعية ولنأخذ مثال فعلي على ذلك فمثلا ( اسمنت بورتلاندي عادي)
العائلة التي يتبعها المواد - MATERIALS M-
العائلة الفرعية المواد الإنشائية CO – CONSTRUCTION -
الرقم داخل العائلة الفرعية لنفترض انه 005- 5
بالتالي يصبح كود (الاسمنت البورتلاندي العادي MCO005وهكذا

وهذا النظام من التكويد لايسمح بتكرار الكود وبالتالي تصبح اللغة موحدة لأننا لو أخذنا نفس البند مثالا وهو بند الاسمنت البورتلاندي العادي فسوف نجد أننا يمكن أن نختلف في تسميته وبالتالي يحدث تضارب في الكميات لأننا يمكن أن نسميه عدة أسماء وكلها صحيحة( اسمنت – اسمنت عادي – اسمنت بورتلاندي – اسمنت بورتلاندي عادي.........الخ)

• مراكز التكلفة

كل مشروع يتكون من مجموعة من البنود سواء كثرت أو قلت .
هناك بنود يمكن أن يتم تسعيرها مباشرة مثل بند مباني بلك أسمنتي سمك 20سم والوحدة متر مربع وتسعير هذا البند بمنتهى البساطة يتم بحساب تكلفة الموارد الداخلة فيه(مواد- عمالة – معدات – مقاولي باطن – مصروفات أخرى) وحيث أن هذا البند يتضمن نوع واحد من الأعمال فيمكن أن يتم اعتباره مركز تكلفة ( COST CENTER ).
ولكن لو نظرنا إلى بند أخر وليكن بند إنشاء خزان مياه ارضي شاملا كافة الأعمال المدنية والميكانيكية والكهربائية والبند وحدته متر مسطح أو مقطوعية لوجدنا أن هذا البند يحتوي أعمالا عدة ولا يمكن تسعيره إلا بعد أن يتم تحليل مكوناته وبذلك يتم تجميع كل مجموعة أعمال من نفس النوع في مركز تكلفة واحد ويكون بند الخزان بند تجميعي لهذه البنود ومركز تكلفته ليس مركز تكلفة واحد بل مجموعة مراكز تكلفة وهكذا .

• الأحداث والإجراءات

لدينا نحن البشر قناعه كاملة بأن أجهزة الحاسب الالي لا تخطئ وإذا أخطأت النتائج الواردة منها يكن هذا الخطأ بفعل خطأ بشري (HUMAN ERROR) وهذا القول صحيح .
ولكن ما هو السبب الأساسي لعدم إمكانية حدوث خطأ من الحاسب الالي؟؟؟؟!!!
والإجابة وبمنتهى البساطة أن الحاسب الالي لديه لكل فعل صادر من المستخدم رد فعل يقوم هو به يطلق على فعل المستخدم الحدث(EVENT) وعلى ردة فعل الحاسب مايسمى بالإجراء(PROCEDURE) وقد استفادت كافة الهيئات

ذات السمعة المتميزة من هذا النظام في العمل بمعنى أن لكل حدث إجراء يتخذ طبقا لهذا الحدث وهذه الأحداث والإجراءات محددة بمنتهى الدقة والتفصيل وفي نظامنا المقترح استخدام مثل هذا الأسلوب سوف يكون العصا السحرية لإنجاحه.
- فمثلا حدث زيادة سعر الحديد بقيمة معينة يتبعه إجراء إدخال هذه القيمة الجديدة على التكلفة التقديرية للبنود التي سوف يدخل في إنشاؤها الحديد خلال الفترة المقبلة لتقدير قيمة مشتريات الحديد خلال الفترة المقبلة ولحين اختلاف السعر وإظهار البنود الحرجة التي تحتاج انجازها بصورة أسرع تفاديا للخسارة وهكذا.
- مثال آخر حدث تأخر معدة أو ماكينة معينة للمشروع مما أدى إلى تأخر العمل( زيادة أيام العمل المحملة على نشاط معين) يتبعه إجراء تحميل تكلفة كافة الموارد المتعطلة على البند مع تقديم الاقتراح لإدارة التخطيط لتقليل هذه الخسارة .
والأمثلة لا تعد ولا تحصى على هذا النوع من العمل الذي يمكننا أن نطلق عليه عملا أوتوماتيكيا .

• علاقة النظام بأقسام الشركة

كلما انتشر هذا النظام في قسم أو إدارة من إدارات الشركة كلما كان العمل أدق وانجح ولنستطيع تخيل ذلك لنعود إلى دورة حياة المشروع التي ذكرناها في البداية وسوف نلاحظ أن النظام سوف يتعامل مع الآتي:-
1- الإدارة العليا للشركة أو من يمثلها والتي سوف تٌعلم مسئولي النظام بوجود مشروع جديد تم شراؤه ليم فتح ملف جديد باسم المشروع.
2- الإدارة المالية لكي تعطي النظام تكلفة دراسة وتسعير المشروع وقيمة وثائق المشروع والتكاليف المحملة على المشروع أولا بأول.....الخ.
3- الدراسات والمناقصات لمعرفة الأسس التي بنيت عليها الدراسة وكافة بيانات عروض الأسعار وحساب الكميات...الخ.
4- إدارة المشروعات والتي سوف تمد النظام بتقارير الأداء المرحلية.
5- المشتريات لمتابعة طلبات وأوامر الشراء.
6- المخازن لمتابعة حركة المخزون وتقدير تكلفة وقيمة المخزون من كل بند.
7- الشئون الإدارية لإمداد النظام بكلفة كل موظف بالمشروع .
8- الورشة والمعدات لحساب تكلفة المعدات .
9- إدارة العقود لمتابعة تكلفة مقاولي الباطن.
10- الشئون القانونية في حال حدوث نزاع أو تأخير بالمشروع .

وكلما كان التعامل بصورة سلسة ومرتبة وبرغبة أكيدة في إنجاح النظام كلما كانت النتائج أدق وأفضل.

أدوات النظام

لكل نظام أدواته وما يهمنا هنا في هذا المجال هو العنصر البشري بصورة أساسية إضافة إلى النماذج الورقية نظام الحاسب الآلي:-
فبسبب دقة العمل على مثل هذا النظام وترابطه وتداخله في كافة أقسام الشركة يجب الانتباه إلى أهمية حرفية مسئولي هذا النظام فليست الأماني والنوايا المخلصة فقط العامل الوحيد لإنجاح هذا العمل بل يسبقها العلم بكيفية إدارة مثل هذا النظام.
ومن خلال معرفة مسبقة بنظام السيطرة على التكاليف لاحظت أن بعض الشركات تعتقد أن هذا العمل عمل هندسيا فقط وبالتالي تجند له الكفاءات من المهندسين المحترفين وتغفل الجانب المالي والبعض الآخر يدرجها تحت الإدارة المالية يغفل الجانب الهندسي وكلاهما على خطأ. فالعمل بهذا النظام يحتاج كفاءات من المهندسين جنبا إلى جنب مع محاسبي تكاليف بحيث يتم توظيف مهندس احتياجات ومحاسب تكاليف بكل مشروع مهمتهم جمع المعلومات وتصنيفها طبقا لنظام محدد ونماذج معدة لهذا الغرض مع وجود إدارة متكاملة من المهندسين ومحاسبي التكاليف مهمتها تجميع البيانات الواردة من مسئولي المشروعات وتحليلها وتغذية النظام بها والخروج بالنتائج ومن ثم وضع الاقتراحات والتصورات سواء لحل مشكلة أو لتلافي مشكلة ورفع النتائج والاقتراحات إلى الإدارة العليا لاتخاذ اللازم .
ثم تأتي أهمية وجود النماذج الورقية المطبوعة(FORMS) والتي تضمن توحيد شكل المعلومات الواردة من المواقع أو من الأقسام المختلفة والتي تحدد وصف التكلفة ووحدتها وكميتها ومركز التكلفة الذي سوف يتم تحميل هذه التكلفة عليه.
أيضا من المهم جدا توافر أجهزة حاسب آلي تتناسب إمكانياتها مع طبيعة دقة المعلومات التي سوف يتم التعامل معها إضافة إلى أهمية توافر أجهزة حاسب إلى محمولة .




طريقة العمل بالنظام

يعتمد العمل بهذا النظام على ثلاث مصادر أساسية وهي:-
1. البيانات الواردة من الموقع عن طريق ( مهندس الاحتياجات + محاسب تكاليف المشروع)
2. البيانات الواردة من أقسام الشركة المختلفة.
3. البيانات التي يقوم فريق العمل بتحليلها واستنتاجها.

ولنبدأ سويا بتخيل مشروع تم شراء مستنداته لدراسته حيث تم إعلام قسم (COST CONTROL) فيتبع ذلك فتح مجلد للمشروع يحتوي على الملفات الآتية:-


• ملف وصف عام( GENERAL BRIEF)يشمل ( اسم المشروع – الجهة المالكة – النوع – المدة الزمنية للتنفيذ – وصف لمكونات المشروع وطبيعته......الخ)
• ملف التكاليف العامة للمشروع والتي يتم تحميلها على المشروع بصورة عامة وليس على بند معين وهي تكاليف غير مباشرة ويشمل ( تكلفة قيمة مستندات المشروع – تكلفة الدراسة والتسعير ( زيارة الموقع- رواتب المساهمين في الدراسة- تصوير الأوراق والمخططات.....الخ)- تكلفة خطابات الضمان- تكاليف التأمين على المشروع- رواتب فريق إدارة المشروع( وهي الوظائف التي تعمل بالمشروع ككل ويصعب تحميلها على بند معين بذاته)- معدات أو سيارات المشروع التي تعمل للمشروع ككل وأيضا يصعب تحميلها على بند بذاته مثل باص نقل العمال - أي تكاليف تم صرفها على المشروع بصورة عامة ).
• ملف تكلفة التنفيذ ويشمل كافة بنود المشروع بعد وضعها على هيئة مراكز تكلفة كما سبق وأوضحنا وبداخل كل مركز تكلفة يوجد أربعة عناصر هي ( مواد – عمالة – معدات – مقاولي باطن ) يتم تحميلها بطريقة متتابعة حسب تطور الأعمال مع توضيح تكلفة الوحدة عند كل مرحلة بمعنى انه مثلا:-
- بند توريد وتركيب مواسير فخارية قطر 200مم والوحدة م.ط والكمية 5000 يتم تحميل كل التكاليف كلا في مكانه مع توضيح المنجز حتى تاريخه وبالتالي يكون معلوم أن هذه التكلفة لكمية محددة وعلى ذلك يكن معلوم تكلفة المتر الطولي عند كل مرحلة.
• الملف التجميعي للتكلفة وهو العرض العام لمجمل الملفات السابقة ويتم الاعتماد عليه بصورة أساسية في عرض التقارير الجدولية كما يمكن أن يشمل مخططات بيانية لتوضيح الأفكار ويمكن أن يكون هذا الملف متعدد بمعنى أن يكون هناك تقرير لكل فترة زمنية إضافة للتقرير العام.
• ملف الكلفة التقديرية للمشروع والذي تم إعداده بالتنسيق مع الدراسات والمناقصات.
• ملف البرنامج الزمني العام للمشروع وأي تعديلات تطرأ عليه والذي تم إعداده بالتنسيق مع قسم التخطيط والمتابعة.
• ملف يحتوي على القيود الخاصة بالمشروع سواء كانت قيود زمنية أو مالية أو إدارية لأخذها في الاعتبار أثناء العمل.

ومع تطور العمل بالنظام وتعدد المشاريع التي يديرها يمكن أن يتم استنباط ملفات تحوي تكلفة متوسطة لكل بند من بنود المشاريع وأيضا لكل مورد من الموارد للحصول على قاعدة معلومات فعلية تسهل عملية التسعير للمشروعات الجديدة .

خاتمة..
كما يتضح مما سبق أهمية مثل هذا النظام وسهولة العمل به والقيمة المكتسبة منه إلا انه ومع ذلك يجب الخوض فيه بطريقة تدريجية لحين اكتمال عناصره وإثباته لقدراته وكما ذكرنا في وصف خصائص النظام فالمرونة التي يجب أن يشملها النظام كفيلة بأن تستوعب كافة الآراء والطموحات للوصول إلى الغاية المرجوة.
أخيرا لا يسعني في هذا المجال إلا أن أدعو الله العلي القدير أن أكون قد وفقت في هذا العرض الموجز وان كان خيرا فمن الله وان كان غير ذلك فمن نفسي وأرجو المعذرة فالقصور والنقص طبيعة بشرية هذا وبالله التوفيق وآخر دعوانا أن الحمد لله رب العالمين.

معلومات مهم جدا انصح جميع المهندسين الاطلاع عليه
تم تثبيت الموضوع لاهميته
تم نقل نسخة الى قسم
المهندسين المعروفين وكل ما يتعلق بالتعليم المعماري

مع الشكر الجزيل للاستاذ المودي

شكرا لمجهودك الرائع عزيزي

دكتورة.م انوار صفار كتب:

معلومات مهم جدا انصح جميع المهندسين الاطلاع عليه
تم تثبيت الموضوع لاهميته
تم نقل نسخة الى قسم
المهندسين المعروفين وكل ما يتعلق بالتعليم المعماري

مع الشكر الجزيل للاستاذ المودي

مشكورة دكتورة على تثبيت الموضوع نظرا لاهميته القصوى حاليا وهو المجال الاهم فى التشييد والبناء حاليا .. تحياتى

تولين كتب:

شكرا لمجهودك الرائع عزيزي

مرورك الاروع .. تسلمى وتسلم خطواتك وقدومك لموضوعى .. تحياتى

تسلم يداك استاذ مودى رائع جدا

ملك الاناي كتب:

تسلم يداك استاذ مودى رائع جدا

مشكورة على المشاركة الرائعة

موضوع اكثر من رائع---مفيد جدا --شكرا لك

مها كتب:

موضوع اكثر من رائع---مفيد جدا --شكرا لك

مرورك الاروع .. عزيزتى مها

مشكور يادكتور