من أين تأتي الفوضى؟
لماذا تستمر الفوضى؟
( المتهم الأول هو الورق) يبرر العديد من الناس وجود الفوضى في حياتهم بقولهم: إنها غذاء أفكارهم وتساعدهم على العمل الخلاق، فيما يعتقد الآخرون أن الناس المبتكرين ذوي العقول الخلاقة قد ولدوا هكذا.
يحكى عن امرأة ذهبت إلى بيت الرسام المشهور في نيويورك، ورأت أن البيت في غاية الأناقة والترتيب: ربما أنه رتبه لأنه يتوقع ضيوفاً، ولكن وجدت الاستوديو في غاية الترتيب، فقد كانت جميع فُرش الدهان مرتبة، وعلب الدهان مصفوفة ومبوبة، فعندما سألته عن هذا الترتيب، أجابها قائلاً أنه تعلم ذلك في كلية الفنون، فقد تعلم في الكلية الحفاظ على أدواته مرتبة ونظيفة، وكان يعلم أن فُرَش الرسم ستتلف إن لم ينظفها بعد الاستعمال.
فإذا كنت ترغب في العمل بشكل فعال مثل هذا الرسام، فيجب عليك المحافظة على الأشياء منظمة وصالحة للاستعمال، كما أنه من الأسهل بكثير العمل في بيئة نظيفة ومرتبة.
على الرغم من أن معظم الناس يتركون مجموعات منوعة من الأوراق على مكاتبهم لتذكيرهم بمهامهم ظانين أن هذا يساعدهم، فإن هذا الفعل ما هو إلا إرباك لهم وسبب لإجهادهم.
نصيحتي لهؤلاء هي تهيئة أماكن خاصة لوضع الأشياء، ضع على مكتبك البنود التي تعمل عليها الآن، واستخدم نظاماً زمنياً مناسباً ليذكرك بفعل الأشياء عندما تود فعلاً أن تفعلها.
ابدأ من الأسس:
هل جميع أدواتك صالحة للاستخدام؟ هل المادة التي تنتجها سهلة الإنتاج؟
هذان سؤالان ينبغي على أصحاب الخبرة الإجابة عنهما، على الرغم أنهم قلما يفعلون.
صندوق أدوات مكتبك:
1. اجعل لديك ثلاث سلال ورقية: وارد ومعلق وصادر لتنظيم حركة الورق اليومية في مكتبك وليس لتخزينها.
2. جهز تموينات المكتب القياسية: دباسة الورق، أقلام الحبر، أقلام الرصاص، الأشرطة اللاصقة وغيرها، وتأكد من امتلاكك لجميع الأدوات التي تحتاجها في عملك وتأكد من أن جميع الأدوات صالحة للاستخدام، توقف عن استعارة مقص أو دباسة ورق في كل مرة تحتاج إليها،و احفظ جميع الأدوات دباسة الورق، المبراة، الحزم الورقية، المشابك الورقية في الدرج الأوسط لمكتبك، أو الأدراج السفلية منه وليس على سطح المكتب.
3. ماكينات التصوير: فقد يكون هناك موظفين داخل المكتب لا يعرفون استخدام الآلة.
4. جهاز الفاكس: يجب أن تعرف كيفية استخدام جهاز الفاكس، والطابعة، يجب أن تكون هذه الآلات صالحة للاستخدام ومزودة بكميات كبيرة من لوازمها وقطع الغيار الخاصة بها، كما يجب أن وضع لائحة بسيطة بتعليمات تشغيلها بالقرب منها، وأن تعطي نفسك الوقت الكافي لتتعلم كيف يتم تشغيلها.
5. الحاسبات الآلية: أحياناً يستخدم الأشخاص حاسباتهم الآلية الشخصية بطريقة مناسبة، ولكن ليس بصورة كاملة قدر الإمكان، فمعظم الناس يتعلمون وظيفة واحدة فقط من هذه الوظائف، فمن خلال الحاسب الآلي يمكنك إرسال واستقبال رسائل الفاكس، والتعامل مع المصارف، ودفع الفواتير، وشراء تذاكر السفر دون أن تغادر مكتبك أو تزور مكتب البريد، إن الاستفادة القصوى مما هو متوفر من الحاسبات والأدوات أمر مهم. وقد يكون الأهم من ذلك هو العمل باستمرار لإيجاد طرق جديدة لاستخدام هذه الإمكانات.
تعرف على الجديد من الآلات والأدوات:
هناك العديد من الأدوات التي يمكن استخدامها لرفع إنتاجيتك وفعاليتك معاً، قد يعد بعض الأشخاص أداة معينة غير نافعة، فيما لا يستطيع آخر العيش بدونها، ولذا استغل الأدوات الموجودة وابحث عن أدوات تناسب أسلوبك وشخصيتك.
أولًا ـ نظام حفظ الملفات ونقاط السيطرة على الورق:
حتى يمكنك التعامل مع الورق بصورة أفضل، نظم أوراقك وملفاتك حسب تكرار استخدامها. فالأشياء الأكثر استعمالاً يجب أن تكون في متناول يدك، فمكتبك هو مكان عملك، وبالتالي يجب أن تكون الأوراق الموجودة على سطحه هي الأوراق التي تعمل عليها حالياً.
أ- حضِّر ثلاث أنواع من الملفات: ملفات عمل، ملفات مرجعية، ملفات حفظ.
1. ملفات العمل هي: للمشاريع الحالية والوظائف الروتينية: إن ما نسبته 80% من عملك سيحتاج إلى 20% من ملفاتك عادة، لذلك يجب أن تبقى هذه الملفات في متناول يدك، وأفضل مكان لها أن تكون معلقة في أدراج مكتبك، فملفات العمل هي التي تحوز على اهتمامك بصورة منتظمة لعدة أسابيع، أو أشهر.
2. الملفات المرجعية: هي التي تحتوي على جُل الملفات الموجودة في مكتبك، فيجب أن تكون قريبة منك، ولكن ليس بالضرورة في متناول اليد.
3. يتم الاحتفاظ بالملفات الأرشيفية لأسباب قانونية ولكنها قلما يرجع إليها، فهي الأعمال المتراكبة في السنوات الماضية ويتم تخزينها خارج المكتب.
ب- ترتيب ملفات الأعمال:
ولذا فإن ملفات الأعمال تحتوي على عدة أنواع من المعلومات:
1. معلومات في متناولك: تحتوي هذه الملفات على قوائم الهاتف، والعناوين، ورموز الحاسبات الآلية وغيرها من المعلومات التي ترجع لها بشكل متكرر، وتريدها أن تكون في متناول يدك عندما تبرز الحاجة إليها.
2. البنود "التي سيتم مناقشتها": افتح ملفاً للاجتماعات الروتينية، وآخر لكل موظف من الموظفين الذين تتعامل معهم.
3. الوظائف الروتينية: تحتوي هذه الملفات على المعلومات التي تحتاجها للمهام الروتينية التي تنفذها يومياً، أو أسبوعياً، أو شهرياً.
4. المشاريع الحالية: هي المشاريع التي تعمل عليها الآن. افتح ملفاً لكل مشروع، وضع به جميع المعلومات الضرورية لعملك الحالي. نظف هذه الملفات من وقت لآخر وتخلص من بعض البنود الأقل أهمية وضعها في ملفاتك المرجعية.
5. ملف المذكرات: ينقسم هذا الملف عادة إلى جزأين: أحدهما مرقم من 1 إلى 12 ويمثل عدد الأشهر في السنة، والجزء الثاني مرقم من 1 إلى 30 ويمثل أيام الشهر، ويستخدم هذا الملف للبنود المعلقة لفترات طويلة، وللمتابعة.
ثانيًا ـ إعداد ملفات العمل
من الحيوي جداً إعداد هيكل معين لنظام الملفات يضم جميع أعمالك؛ بحيث يكون سهل الفهم، وسهل الاستعمال، وأهم من ذلك كله أن يُسهل استرجاع المعلومات التي تحتاجها.
اتبع هذه التوجيهات في أثناء إعدادك لملفات عملك:
1. اختر درجاً لملفاتك: يفضل أن يكون أحد أكبر أدراج مكتبك، ضع اسماً مناسباً وبخط واضح على الدرج.
2. أزل جميع الملفات التي لا علاقة لها بالعمل: ضعها إما في الملفات المرجعية وإما في الأرشيف.
3. تأكد من وجود ملف لكل مشروع ونشاط: سم كل بما يناسبه وبشكل واضح.
4. أعد ملف مذكرة: وبه جزء مرقم من 1 إلى 12 ويمثل شهور السنة، وجزء آخر مرقم من 1 إلى 31 ويمثل أيام الشهر.
5. تخلص من الملفات التي لا تحتاجها بشكل مباشر ومتكرر ضعها إما في الملفات المرجعية أو في الأرشيف.
ثالثًا ـ الملفات المرجعية
ستقوم الآن بإعداد ملفاتك المرجعية التي تحتوي على البنود التالية:
* بحوث المشاريع المستقبلية.
* المشاريع السابقة التي ترجع إليها.
* معلومات الأفراد.
* البيانات الإدارية.
في أثناء إعدادك لملفاتك المرجعية، عليك أن تأخذ في اعتبارك هذين الأمرين:
* ما المعلومات التي تود الاحتفاظ بها؟
* كيف يمكن تنظيم ملفاتك المرجعية لتسهيل استرجاع المعلومات؟
إن التخلص من الأشياء صعب على الكثيرين منا. فقط كم من المعلومات يجب عليك حفظه؟ خذ في اعتبارك ما يلي:
* هل تحب الاحتفاظ بالأشياء "لأنك تحتفظ قد تحتاجها"؟
* هل تحتفظ بالكثير في ملفاتك المرجعية؟
* عندما تقرر الاحتفاظ بشيء، خذ بنصيحة "ستيفاني ونستونز" من كتابها "تنظيم الذات" واسأل نفسك: "إذا احتجت إليه مرة أخرى، أين أجده؟".
* هل يستطيع شخص آخر في المؤسسة توفير هذه المعلومات؟ فإذا كان كذلك، فلا تكرر ملفاته إلا إذا كنت تستخدم هذه المعلومات بشكل متكرر.
* هل تحتاج إلى التنسيق مع أي شخص لتحديد من سيحفظ بعض المعلومات؟
* هل أنت بحاجة للتنسيق مع أي شخص تشاركه الملفات المرجعية حول كيفية تنظيمها.
قد تساعدك الأفكار التالية في كيفية تنظيم ملفاتك المرجعية:
1. اذكر المكونات الرئيسية لعملك.
2. سم ملفاتك بصورة واضحة وبالشكل المناسب
3. تصفح الملفات الحالية وتخلص من الأوراق عديمة الفائدة.
4. استخدام الملفات العلاقي في تنظيم الأدراج بفئة أو أكثر.
5. هيكل الملفات المرجعية
6. رتب الملفات حسب الحروف الأبجدية.
7. سم أدراج الملفات بحروف كبيرة وواضحة لتسهيل استرجاع الملفات وإعادة وضعها في مكانها بسرعة. يرجع للكتاب صفحة 75 إذا احتيج لذلك.
رابعًا ـ ملفات الأرشيف:
إن الاقتراحات التالية تجعل ملفاتك الأرشيفية أكثر فاعلية:
* سم الملفات بحروف كبيرة وواضحة حتى يسهل استرجاعها وإعادتها إلى أماكنها الصحيحة.
* وازِ بين ملصقات أسماء الفئات والفئات الفرعية.
* استحدث فهرساً للملفات المرجعية الكبيرة.
أهم المراجع:
1. كيف تعمل أكثر في وقت أقل، كيري جلايسون.
2. أسرار قادة التميز، د.إبراهيم الفقي.
الرئيسية
البوابة
التسجيل
دخول
