خطوات تخطيط المشاريع

بعد ان عرفنا علم ادارة المشروعات واستفضنا واسهبنا فى تعريفه .. وبعد ان وجدت مشاركة فعالة من مديرة المنتدى واعضاؤه ودرايتهم بهذا العلم الهام .. وجدت انه يجب المضى قدما فى عرض تفاصيل الموضوع .. والدخول فى مفرداته وتحليل عناصره

بعد تحديد تكلفة المشروع والفوائد وتوثيقها ، وتحديد الاهداف ونطاقها وتكوين فريق المشروع وتعييينه لاجراء تخطيط تفصيلي لضمان ان الانشطه المنفذة خلال مرحلة تنفيذ المشروع على النحو الصحيح متسلسلا ، والموارد ، وتسيطر اعدم.

ايجاد خطة المشروع

الخطوة الاولى في المشروع هي مرحلة التخطيط الى وثيقة خطة المشروع. ا 'عمل انهيار هيكل' (wbs) هو تحديد الشكل الهرمي الذي يضم مجموعة من المراحل ، والانشطه والمهام التي ينبغي الاضطلاع بها لانجاز المشروع. بعد wbs تم الاتفاق عليه ، تقييما لمدى الجهد اللازم للقيام بكل نشاط واعتماد المهمة. الانشطه والمهام ثم يتتابع ، وخصصت لها موارد ومفصل والجدول الزمني للمشروع هو المشكلة. خطة هذا المشروع هو الاداه الرئيسية التي تستخدمها مدير المشروع لتقييم التقدم المحرز في المشروع طوال دورة حياة المشروع.

ايجاد خطة الموارد

فور تشكيلها خطة المشروع ، ومستوى الموارد اللازمة للاضطلاع كل من الانشطه والمهام المدرجه ضمن خطة المشروع ستكون هناك حاجة الى تخصص. ورغم ان الموارد العامة قد خصصت بالفعل في خطة المشروع ، مفصلا خطة الموارد المطلوبة لتحديد :

• النوع من الموارد المطلوبة ، مثل اليد العاملة والمعدات والمواد ؛

• كمية كل نوع من الموارد المطلوبة ؛

• الادوار والمسؤوليات ومجموعات من المهارات للجميع الموارد البشريه المطلوبة ؛

• المواصفات من جميع الموارد والمعدات اللازمة ؛

• بنود وكميات من الموارد الماديه المطلوبة.

وضع برنامج زمني لتجميع كل نوع من الموارد حتى أن مدير المشروع يمكن إعادة النظر في تخصيص الموارد في كل مرحلة من مراحل المشروع.

ايجاد الخطة المالية

Afinancial الخطة هو خلق لتحديد الكميه الاجماليه للاموال اللازمة للاضطلاع في كل مرحلة من مراحل المشروع (وبعباره اخرى ، فان الميزانيه). اجمالى تكلفة اليد العاملة والمعدات والمواد ويحسب حساب واحد هو الجدول الزمني المحدد والتي تمكن مدير المشروع لقياس التوقع مقابل انفاق الفعلي ينفقون في جميع مراحل المشروع. التخطيط المالي مفصل هام للغاية فى اطار نشاط المشروع ، لان العميل سوف ننتظر الحل النهائي قد سلمت في حدود الميزانيه المخصصه.

ايجاد نوعية الخطة

اجتماع نوعية توقعات الزبون يمكن أن يكون مهمة شاقة. لضمان جودة التوقعات واضحة المعالم ويمكن أن يتحقق بشكل معقول ، ونوعية خطة موثقه. نوعية الخطة :

• ويعرف مصطلح 'نوعية' لهذا المشروع.

• قوائم واضحة لا لبس فيها نوعية اهداف لكل انجازها. لكل نوعية الهدف ويوفر مجموعة من المعايير والمقاييس التي ينبغي تحقيقها لتلبية توقعات العملاء.

• توفر خطة الانشطه لإعطاء الزبون ان نوعية الأهداف وسيتم الوفاء (وبعباره اخرى ، خطة لضمان الجوده).

• يحدد التقنيات المستخدمة لمراقبة مستوى الجوده الفعليه من كل ما يمكن انجازه ومن بنى (وبعباره اخرى ، خطة لمراقبة الجوده).

ليس فقط هو أنه من المهم اعادة النظر في نوعية المشاريع القابلة للتنفيذ التي ينتجها المشروع ، ومن المهم ايضا لاعادة النظر في نوعية ادارة العمليات التي تنتج منها. أ نوعية الخطة سوف ألخص كل واحدة من العمليات التي اضطلع بها خلال ادارة المشروع ، بما في ذلك الوقت ، والتكلفه ، والجوده ، والتغيير ، والمخاطر ، قضية ، والشراء ، وقبول وادارة الاتصالات.

ايجاد خطة المخاطر

والخطوة التالية هي الوثيقة جميع المنظوره مخاطر المشروع ضمن خطة للخطر. هذه الخطة كما تحدد الاجراءات اللازمة لمنع كل خطر من أن تحدث ، وكذلك الحد من تأثير خطر ينبغي ان تنجز. وضع خطة واضحة المخاطر هو نشاط هام ضمن مرحلة التخطيط ، بقدر ما هو ضروري للتخفيف من مخاطر المشروع جميع الحرجه قبل دخولها مرحلة التنفيذ للمشروع.

ايجاد قبول خطة

لايصال المشروع بنجاح ، سوف تحتاج الى كسب القبول الكامل من العميل ان انجازها ينتجها المشروع تستوفى أو تفوق الاحتياجات. قبول الخطة التي انشئت للمساعدة على تحقيق ذلك ، من خلال توضيح معايير انجاز كل لايصال وتقديم جدول زمني للقبول الاستعراضات. هذه الاستعراضات تزويد الزبون مع فرصة لتقييم كل ممكن تنفيذه وتوفير القبول الرسمي انه يستوفي المتطلبات كما ذكرت اصلا.

ايجاد خطة اتصالات

قبل مرحلة التنفيذ ، ومن الضروري ايضا تحديد الكيفيه التي يمكن بها لكل من اصحاب المصلحه وسيتم اطلاع التقدم المحرز في المشروع. خطة الاتصالات ويحدد انواع المعلومات التي سيتم توزيعها على اصحاب المصلحه ، وأساليب توزيع المعلومات ، وتيرة التوزيع ، ومسؤوليات كل فرد في فريق المشروع لتوزيع المعلومات.

ايجاد خطة للمشتريات

آخر نشاط داخل تخطيط مرحلة التخطيط هو تحديد عناصر المشروع التي سيتم شراؤها من الموردين الخارجيين. المشتريات وتنص الخطة على وصف مفصل للمنتجات (أي السلع والخدمات) التي سيتم شراؤها من الموردين ، ومبررا لحصول كل منتج من الخارج بدلا من ضمن الاعمال التجارية ، والجدول الزمني لتسليم المنتجات. كما يصف عملية لاختيار مفضل المورد (عملية المناقصه) ، واصدار أوامر شراء وتسليم المنتجات (عملية الشراء).

العقد الموردين

على الرغم من موردين خارجيين يجوز تعيينهم في اي مرحلة من مراحل المشروع ، ومن المعتاد ان يعين بعد الموردين مخططات المشروع وقد تم توثيق ولكن قبل تنفيذ هذه المرحلة من المشروع. فقط عند هذه النقطه سوف مدير المشروع دينا فكرة واضحة عن دور الموردين وتوقعات لإيصالها. رسمى فى عملية طرح العطاءات لتحديد قائمة قصيرة من الموردين وقادر على اختيار المورد المفضل لبدء مناقشات مع التعاقديه. العطاء وتنطوي العملية على خلق بيان الاعمال ، وطلب للحصول على معلومات وثيقة طلب تقديم العروض للحصول على معلومات كافية عن كل الامكانات واختيار المورد المورد المفضل. مرة المفضل تم اختيار المورد ، العقد المتفق عليه بين فريق المشروع والمورد لايصال المنتجات المطلوبة.

اجراء استعراض المرحلة

وفي نهاية مرحلة التخطيط ، مرحلة اجراء الاستعراض. هذه هي احدى نقاط التفتيش لضمان أن المشروع قد حقق أهدافه على النحو المخطط له.

موضوع مفيد تقبل مروري سلمت يداك

معلومات مهمة ومفيدة نشكر جهدك وجزاك الله خيرا على إفادتنا بما هو جديد منك

شكرا لك استاذ معلومات مفيدة

شكرا لك وننتظر معلومات اكثر

مشكورين جميعا .. مروركم اسعدنى .. بل اضاء شموع منتدانا الجميلة المتلالئة بمنتدايا المتواضع .. وفقكم الله وسدد خطاكم احبتى الكرام .. تحياتى